疫情時代,談營運持續管理(ISO 22301)之重要性

2021專欄 2021-03-22

作者:(財)塑膠工業技術發展中心  品質環境安全部                產業服務組   李志鴻 顧問

 

COVID-19自2019年爆發迄今,全球記錄在案的病例已超過109,678,891例,且世界各地疫情仍持續發溫。為了有效控制感染機率,世界各國開始執行社會管制政策(例如:封城、減緩地區的商業活動、旅行限制、檢疫措施…),以防止COVID-19疫情爆發失控。然而各項管制也帶來影響國際供應鏈的變化、全球消費市場需求削弱,旅遊餐飲業、紡織業、汽車零組件等供應帶來明顯衝擊。

 

我們正在面對營運或業務中斷的威脅;政府單位與世界各國組織,紛紛推動營運持續性計畫,並引用ISO 22301營運持續性管理系統標準,實施管理系統以減少破壞性事件的影響 (包括了資訊系統安全、通訊、消防安全、配電、病媒蚊、設備設施、供應鏈中斷等災害),ISO 22301系列標準中包含了詳細的指導文件ISO 22313,此文件提供了如何準備,並從中斷中恢復的實用資訊,例如:

企業持續營運計畫的10 個步驟:

  1. 決定企業持續營運計畫的目的、範圍與執行團隊。
  2. 決定優先營運項目以及預計復原時間。
  3. 您需要什麼來恢復關鍵活動?
  4. 風險評估-瞭解您的災害狀況。
  5. 不要忘記災前防護和災後減損。
  6. 災害的緊急應變。
  7. 盡早恢復運作的企業持續營運策略。
  8. 在財務上作好準備。
  9. 實際演練讓計畫奏效。
  10. 持續的檢討和改進。

 

為有效支持企業持續營運,首先;企業必須確保其管理團隊以及團隊負責人清楚企業的優先活動、關鍵產品和服務、人員、技能以及最低限度的作業人員安排,這些類似資訊應在「營運持續性報告」中提供,例如營運持續性策略營運影響分析營運持續性計劃。

2011年時發生東日本大地震與泰國水災在兩場天災中,造成很多公司營運中斷,嚴重影響到供應鏈,使得很多公司雖然未受到這兩場天災的直接損害,亦受到產業斷鏈導致嚴重影響。

圖說: ISO 22301營運持續性管理系統

 

專欄內文:

例如,日本硬碟大廠TDK,因為2011年時遭遇過東日本大地震與泰國水災,因此對於營運持續性之概念與推動就十分重視;當疫情擴散時,TDK啟動遠距上班、工作型態改革等方案,展現出高度應對模式, TDK總公司員工進公司比例僅約10%,但其業務並未因而停擺;據瞭解在疫情影響下,TDK啟動緊急狀態模式如下:

 

1. 業務推展部分:善用數位工具,對外傳達公司正確營運訊息,並透過視訊會

議等方式維持客戶信賴關係;或業務人員不足下,可能接單能量;協調客戶

延長交期。

2. 生產營運部分:調配因遠距上班或無法上班員工所影響之生產量;因應嚴重

   受衝擊產業造成之產線影響,則可部分暫停生產或服務,同時規劃辦理員

   工線上培訓,或改善營運場所、進行研發等工作,讓疫情結束能快速恢復營

   運,並促使產業升級。

3. 擬定企業持續營運計畫、指定計畫負責人並對員工進行相關教育訓練。

4. 擬定決策權與關鍵技術與人員的替代機制。

5. 擬定異地(遠距)辦公、異地備援、替代供應鏈等方案。

6. 擬定符合重要客戶需求之方案

7. 積極確保料源及物流通路,以利貨物運送或因應急單。

8. 儲備能量訓練員工:辦理員工培訓或參加政府提供之相關培訓課程,提升員 

   工專業知能,一併帶動產業提升。

9. 數位化:減少產線、調整產能,運用科技發展數位化經營。

10. 銀行協調利息展延或寬限與善用政府紓困措施或相關資源。

 

疫情持續未見趨緩,各國政府及世界衛生組織雖努力採取遏制措施,但是,尚不清楚須再花多久時間才能遏止疫情擴散或控制、除滅,但經濟活動是無法暫停下來的,企業的營運更是支持經濟活動的基本需要,或許透過規劃、推動ISO 22301:2019營運持續性管理系統,運用系統管理做法有效管控各種危機,將傷害降低至最低,是面對不可預測的各式災難、風險,不可或缺的一項疫情時代下的新生活運動。

 

資料來源:

  1. PECB Group Inc.
  2. https://www.ithome.com.tw/news/135918
  3. https://mic.iii.org.tw/AISP/ReportS.aspx?id=CDOC20200611002
  4. 中小企業持續營運教戰手冊
  5. 疫情營運計畫指引

 

 

圖說:營運持續性管理策略展開。